לנהל משרד בקצב החיים המהיר אשר אליו אנחנו רגילים הוא לא עניין פשוט כלל ועיקר.
בין אם מדובר במשרד גדול ובין אם מדובר במשרד קטן, יש אינספור מטלות אשר צריך לבצע בכל רגע נתון. כמות מטלות כזאת לא מאפשרת לנהל את המשרד כפי שהיינו רוצים.
המשמעות של עומס כזה באה לידי ביטוי גם ברמת שירות המענה אשר המשרד מספק ללקוחותיו. רבים מהפונים מקבלים מענה טלפוני לקוי וחלקי.
לנהל נכון את השיחות הנכנסות למשרד
זה אחד הנושאים החשובים ביותר בניהול נכון של העסק. מדובר למעשה בנתון אשר עשוי להבדיל בין הביצועים של עסק מתחום מסוים לביצועים של המתחרים מאותו התחום. זה גם הנתון שיסמל יותר מכל את רמת ההצלחה של העסק.
בעסקים רבים, הטיפול וההתייחסות אל השיחות הנכנסות נעשה בצורה חלקית ומאולתרת. הרבה מאוד עסקים ובעלי משרדים לא מצליחים להתמודד בשעות מסוימות של יום העבודה עם כל כך הרבה שיחות טלפון נכנסות. המשמעות המיידית של העניין היא זמן ההמתנה לנציג שירות הוא בלתי סביר וגם הטיפול בפניה לוקה בחסר. ניהול נכון של השיחות הנכנסות יכול לצמצם ואף למנוע את הבעיה.
חשוב להבין
גם במשרד קטן יש שעות רבות שרמת הפעילות גבוהה ואין מספיק כוח אדם אשר יכול לקלוט את כל השיחות. בהרבה מקרים אין קשר בין מספר העובדים במשרד לבין כמות שיחות הטלפון הנכנסות לאורך היום. במקרים כאלה, למשרד אין שום סיכוי לספק מענה טלפוני ראוי
לפונים ומכאן הדרך לפגיעה כלכלית ותדמיתית קצרה.
התשובה הנכונה לטיפול בבעיות שהזכרנו היא שימוש מושכל בשירות מענה טלפוני אשר נעשה מחוץ למשרד בשיטה של מיקור חוץ, שירות ממש כמו זה שמספקת חברת טלקול. שירות כזה מוריד מיידית את הלחץ מעובדי המשרד ומעביר את ניהול השיחות הנכנסות לאנשי מקצוע מיומנים אשר יודעים בדיוק איך להתמודד עם השיחות.
שימוש בשירות מענה טלפוני יספק בין רגע מענה לשיחות הטלפון הנכנסות. בנוסף, מקבל העסק יתרונות מובנים אותם מעניק השירות של חברת טלקול ללקוחותיה.
ראשית מדובר במענה טלפוני מקצועי ואדיב אשר מתבצע על ידי נציגי שירות מנוסים וקשובים. כל לקוח אשר יתקשר יקבל מענה מיידי.
שנית, אל השירות ניתן להתחבר לאורך כל שעות היום והלילה, כלומר 24/7. גם עסקים אשר מקבלים שיחות מלקוחות בחו”ל בשעות לא שגרתיות יכולים למצוא פתרון במסגרת השירות. כבר לא צריך למצוא פתרונות יצירתיים לשיחות טלפון. פשוט מתחברים לטלקול.
מענה טלפוני לפי דרישה
מענה אנושי סביב השעון מאפשר לצוות המשרד להירגע ולהתעסק בדברים נוספים, לא פחות חשובים. הפעלת השירות נעשית על ידי העברה מותנית של קווי הטלפון במשרד אל מוקד השירות של טלקול. המענה של נציג השירות הוא בהתאם לתסריטי שיחה אשר נקבעו
על דעתם של מנהלי המשרד.
תסריטי השיחה דינמיים ומשתנים לפי האופי והצרכים השוטפים של העסק. מה שמאפשר לחברת טלקול לתת מענה לכל פונה בהתאם לאופי פנייתו. בסיום הטיפול בפניה, יועבר סיכום השיחה אל המשרד. שם יוחלט על דרך המשך הטיפול בפניה.
מענה טלפוני נותן לך את השקט הנפשי שכל משרד זקוק לו. התועלת בשירות אותו מספקת חברת טלקול עצומה ונותנת יתרונות אשר קשה לאמוד במספרים.
